チャットって難しい…
そんなふうに感じたことはありませんか？
私もチャットを使い始めたとき、メールとの違いにとまどい、
短すぎて失礼じゃない？返信しないといけない？
流れてどこに何があるか分からない…と毎日混乱していました。
ビジネスチャットツールとメールを併用している会社が多く、
状況に応じて使い分ける必要があるのではと思います。
この記事では、チャットとメールの違いでつまずかないための
実践的な使い分けのコツを3つにまとめてご紹介します。
チャットとメールの違いを正しく理解して使い分けられるようになると、
やり取りのストレスが減り、仕事もスムーズに進みます。
もうチャットは苦手と思わずに済むように、
今日からすぐに実践できるポイントが見つかります。
チャットとメールの基本的な違い5つ
文章の形式
チャットは短文でシンプルに書きます。
やり取りのスピードを重視するため、要点を端的にまとめて伝えるのが基本です。
たとえば、「〇〇の件、完了しました」「了解です！」のように、一文で済ませるのが◎
メールは丁寧に形式的に書きます。
「お世話になっております。」から始まる定型文や、前置き・説明・締めの言葉のため、
長文になります。ビジネス文書に適しています。
スピード感
チャットは即レスが基本になります。
通知音をオンにしておけば、すぐに反応できます。急ぎの確認や軽いやり取りに最適。
メールは落ち着いて確認したときに返信する。
自分のタイミングでじっくり読んで返せるため、内容が重要な報告や正式な依頼などに
向いています。
やり取りの目的
チャットは会話形式のやり取りになります。
社内での日常的な情報共有、連絡、質問、急ぎの情報共有などに適しています。
メールは報告・記録のためのやり取りになります。
社外への連絡、重要書類の添付、記録を残したい場合などに適しています。
見落としやすさ
チャットはどんどん流れます。
新しいメッセージに埋もれてしまいがちなので、大事な内容はピン留めや
メモアプリに残す工夫が必要。
メールは蓄積されて残ります。
時系列で整理され、検索しやすいので、重要なやり取りを後から振り返るのに
適しています。
距離感・温度感
チャットはカジュアルで距離が近いです。
スタンプや絵文字も使えるので、柔らかい印象でやり取りできます。
ただし、フランクになりすぎないよう要注意。
メールはフォーマルで距離があります。
かしこまったやり取りになるため、初めての相手や目上の方にはメールの方が
無難な場合も。
チャットとメールの使い分けルール3選
社内でのやり取りはチャットが基本
社内メンバーとの連絡は、スピードが重視されます。
日々の確認やちょっとした報告などは、チャットを使うのが一般的です。
短文でテンポよくやり取りできるので、業務の進行がスムーズになります。
クライアントは原則メール、関係性ができたらチャットも
初めてのやり取りや正式な連絡事項は、メールが基本になります。
文面が丁寧で記録にも残るため、信頼感にもつながります。
ただし、関係が深まってきた場合や、相手から「チャットでOK」と言われたときは、
チャットでのやり取りに移行するのもあり。
相手のスタイルに合わせることが大切です。
迷ったときは残しておきたいかどうかで判断
どちらを使うべきか迷ったときは、「あとで見返す必要があるか？」を基準にしましょう。
納期や金額、契約内容などの重要なやり取りは、記録に残るメールが適しています。
一方で、「今〇〇を進めています」など進捗報告や軽い確認であればチャットで十分です。
チャット有効活用する3つのコツ
見やすく整理する
チャットは一目で内容が伝わることが大切です。
ダラダラと長文にせず、改行や箇条書きを使って整理しましょう。
パッと見て全体が把握できることで、返信のハードルも下がります。
明日のミーティングですが、資料を事前に共有しておいていただけますか？あと、内容に〇〇の件も含めておいてください。それと、開始時間が変更になったので注意してください。
明日のミーティングについて
・資料：事前に共有お願いします
・内容：〇〇の件を追加
・開始時間：〇時に変更
答えやすい書き方をする
「はい／いいえ」で答えられるクローズドクエスチョンを意識すると、
相手も返信しやすくなります。
どのくらいのタイミングで対応できますか？
明日中の対応は可能でしょうか？（はい／いいえでOKです）
最初に結論を書く
チャットは最初の数行しか表示されないことも多いため、最初に結論を書くのが鉄則です。詳細はそのあとに補足すればOK。
今週の進捗状況についてお伝えします。〇〇は完了、△△は作業中で、□□は来週対応予定です。
今週の進捗：〇〇完了、△△作業中、□□来週対応予定です
詳細は以下です：
・〇〇：○月○日完了
・△△：現在△△の工程中
・□□：来週○○日から対応予定
まとめ：相手への気遣いを大切に
それでも、チャットとメール、どちらを使うべきか迷ったときは、
「相手が読みやすいか」「伝わりやすいか」という視点で選んでみましょう。
形式にとらわれすぎるよりも、「何のために、どんな相手に伝えるのか」という目的に
応じて使い分けることが大切です。
最初は戸惑って当たり前です。
使う中で少しずつ慣れていけば、大丈夫です。
私も間違えながら慣れてきました。一歩ずつ進んで行きましょう！
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
